Durante la recolección

El objetivo principal de esta fase es proporcionar datos reales del progreso del proyecto, con el fin de que sus responsables puedan llevar a cabo las acciones necesarias si alguna de las actividades o tareas contempladas ha sufrido modificaciones. Se trata, en definitiva de estar preparados para resolver problemas y hacer los ajustes necesarios.

El equipo organizador regional estará encargado no solo de controlar la eficaz ejecución de las tareas, sino de llevar a cabo el seguimiento de todo el proceso, desde su diseño hasta su finalización, y además mantener informado al donante sobre las novedades del desarrollo del proyecto a nivel local.

Informe de seguimiento de Organización Coordinadora Local a Organización Coordinadora Regional.

Una de las principales tareas del equipo organizador regional es la recopilación de todo tipo de información relacionada al proyecto, a través de un informe de seguimiento que servirá como base para tomar decisiones que marquen el proceso.

Entre los puntos que NO deben dejar de ser tomados en cuenta en este informe cabe destacar:

• Decidir qué se debe monitorizar y evaluar. 
  • Idealmente en las adyacencias de instituciones públicas o privadas que sean de interés, como ministerios, embajadas, oficinas consulares, organizaciones no gubernamentales dedicadas al activismo, la libertad de expresión y/o los derechos humanos. 
  • Otra forma de hacer recolección de datos podría ser durante días específicos en los que se esperan eventos cívicos en la ciudad, como marchas, protestas, etc.
• Elegir los indicadores clave que se utilizarán en el seguimiento del proyecto.
  • Sensores funcionando de forma eficiente. 
  • Recorridos ininterrumpidos durante el período de recolección de datos. 
• Organizar la recolección de información.
  • En términos geográficos, de tal modo que no queden vacíos durante la recolección de datos. 

Informe de seguimiento de Organización Coordinadora Regional al Donante del proyecto.

Por otro lado, para asegurar que la información generada por el proceso de seguimiento y evaluación sea utilizada de modo efectivo en la toma de decisiones, el equipo coordinador regional a su vez deberá reportar a sus donantes respecto a los siguientes temas:

• Indicar y comunicar el grado de progreso del proyecto.
• Informar de las incidencias, riesgos o imprevistos que puedan surgir.
• Proponer un plan de acciones a realizar para estos cambios.
• Establecer las fechas de los hitos de cada proyecto y confirmar las mismas periódicamente.

Todas estas capacidades deben renovarse al menos cada dos (02) semanas con el equipo coordinador local, y al menos una (01) vez al mes con el donante del proyecto.